【傑出系友經驗傳承系列演講】會展產業的資訊服務與管理

感謝65級 胡文華系友經驗傳承,胡學姐為大學部65級畢業之系友, 感謝胡學姐愛校愛系的心,於百忙之中促成傑出系友經驗傳承系列演講,並與我們分享了許多在工作的經驗與心得。


經歷
現任:外貿協會網路行銷中心專委

資歷:
◎外貿協會 組長、系統分析師
◎財政部財稅中心 程式設計員

胡文華系友近照

日期: 2012年03月15日
主講者:65級 胡文華系友 /外貿協會網路行銷中心專委


會展產業(MICE),包括會議(Meeting)、獎勵旅遊(Incentive)、大型國際會議(Convention)及展覽(Exhibition),根據國際展覽產業協會(UFI)資料,全球會展產業年產值已高達1兆1, 600億美元(其中會議產值4,000億美元,展覽產值7,600億美元),可為舉辦會議和展覽的國家及城市帶來可觀的經濟效益尤其,成功的會議或展覽會為城市帶來8至10倍的擴散效益,包括公關、廣告、旅館、餐飲、交通、旅遊、印刷、禮品等業者收入,是一種高附加價值的產業。

會議(Meeting),是各種會議之總稱,小型的會議型式,具低社交內涵。獎勵旅遊(Incentive),是協助企業達到特定的企業目標,並對於達到該目標的參與人士,給予一個非比尋常的旅遊假期作為獎勵。大型會議(Convention),是指大型的會議,有國際人士參與,通常具有高社交內涵。展覽(Exhibition),是指具有主題的展覽,如旅遊展、美食展等,可帶動相關的觀光、貿易、交通、金融、旅遊等多項產業,所以會展產業有「三高三大」的特色,三高指的是發展潛力高、附加價值高、創新效益高,三大指的是產值大、創造就業機會大、產業關聯大,各個國家都積極發展會展產業,無汙染的服務業,以符經濟效益。

在企業家的眼中,參加會展不僅是聚會討論、展示產品而已,還有集政治、經濟、科技、商業於一身的活動場所,他們可以從中獲取第一手資料、最新知識、交換意見,最重要的是可以趁機開拓商機。

全球展覽市場的規模大約是290億美元,其中亞洲展覽市場規模是34億美元,佔全球規模的12%。通常國際展覽的評定至少應有以下二個要素
(一)、參觀的買主至少要超過5%一定要是外國人
(二)、參展的廠商至少要超過10%

亞洲會展產業市場,中國佔亞洲市場33.5%,日本佔24%,東南亞12.5%,印度5% 。2010年協會型國際會議國家別排名,台灣在亞洲排行第4名,全世界排名第23名,被認定的國際會議場次為138場。其中在台北辦的場次高達99場,在全世界城市中排名第11,亞洲排名第2。其他的場次有可能辦在台中、高雄等…
台灣的名次在陸續這幾年中一直往上升。

會展產業創造經濟效益
為什麼這麼多國家、地區都在搶會展開辦地點?因為就算門票只有收益1塊錢,但它帶動周邊的收益可能會是6元。經過觀光局統計,每一個買主到台灣,可能花費在其他的費用大約是一個人200~300美元。除了帶動周邊的產業外,還是連接各個產業之間的橋梁,增加每個產業的附屬價值,提昇國家形象,增加經貿及觀光收入,促進國際交流合作,並具有行銷國家或城市的功能。

展覽的組成要素
包括3個要件:
(一)主辦單位:與業界各大廠商聯誼,增加台灣產業的營利和知名度。
(二)參展者:接單、新產品介紹、洽覓客戶、開拓通路、促銷品牌、搜集商情與商機、推展公司知名度 。
(三)參觀者:尋找供應商,觀看新產品和市場發展趨勢,進行採購。

台灣發展會展產業之優勢
台灣擁有許多具實力的製造業和地理優勢,且有優良的展館、人才和硬體設施以及相關產業的配合發展,加上政府的支持,整合業界資源,齊聚會議、展覽、獎勵旅遊業者於同一展示平台,並以提升會展產業之深度及廣度為目的。

台灣在加入世界貿易組織後,市場開放及貿易量增加,帶動對展覽服務業的需求。展覽服務業累積長期辦展經驗和商譽,在各方面逐漸獲得國際肯定。文化和語言因素,成為台灣展覽產業進入大中華經濟圈市場之一項優勢,ECFA之後也在大陸辦理多項的名品展,國內也會定期的舉辦各種國際展覽,帶動其他周邊產業之關聯效應,以上種種的優點使得台灣各式展覽快速成長,充滿商機。

台灣會展產業所面臨之挑戰
(一)台灣會展場地設施不足,辦理會展活動空間不敷需求,展館等硬體建設亦顯不足,與幾個會展大國相較之下差距甚遠。台灣目前被UFI列入統計的展覽館共有3個,分別為台北世貿中心、台北南港展覽館及台中世貿中心等。目前可供商業展覽使用攤位數已近7,000個,但是和業界需求仍有差距,尚待加強。

(二) 我國國際航點及航線不足,與鄰近地區和城市相較,對外交通便利性確實有差距,如此將不利提升國外人士來台舉辦及參加會展活動之意願。。

(三) 會展城市行銷定位不明,有許多地方城市感覺到會展產業之商機,瞭解會展產業極具發展前景,積極進行打造會展城市,可惜缺乏系統性的策略規劃,且對於會展產業未全盤瞭解,未完全掌握發展會展產業之關鍵成功因素。

(四) 國際會展形象與國家整體行銷需強化,我國現在多以交流、參訪考察團、參加國際會展活動、新聞交流及刊登廣告等方式作為海外行銷之方式,惟成效有限,仍需持續強化品牌形象及跨部會整合國家行銷資源,方能產生最大綜合效益。

(五)會展產業需要企畫、行銷、設計與公關等專業人才,台灣會展產業屬於萌芽階段,學校教育課程少有安排,企業也缺乏相關訓練課程,使得會展專業人才不足、服務品質仍待提升。因此,若想要獲得知識與經驗,必須靠實務及實際操作,或由企業出資送往國外受訓。而相關知識不易有系統化的傳授,倘若人才離職後,好不容易累積的經驗恐怕就會中斷。

未來會展的發展趨勢
在國際上,會展產業的專業化、國際化、網路化和密集化,成為會展產業發展的主流,代表著會展經濟的發展趨勢。除了以上的4種方向發展外,展覽產業還可以推動新的契機,提升會展的品質。

推動綠色會展:
提供行動通訊服務、線上報名、線上報到,會展的服務e化,會議中不提供紙本資料、紙杯,在飲食方面使用環保筷及廚餘回收,提倡環保的意識,建置線上虛擬展,提供虛擬會議室服務,提供視訊採購洽談服務…等。

會展行銷策略:
運用企業管理中「顧客關係管理」的觀念,來改善辦理國際會展的服務品質,並提升國內廠商的參展意願,提升會展行銷的技巧。推廣會展活動,塑造會展的品牌形象,場地環境佈置和設備完善,維持會展的品質、展品的水準等。累積歷年來參加會展活動者之資料,維持更新且持續增加,每次會展活動針對曾參加者定期發送新活動相關訊息,廣邀再來台參加,並做追蹤服務。

顧客關係管理的重要理:
(1)招攬新國外會展客戶
(2)保留經常來參觀展覽及參加會議之國外人士
(3)為新興產業和市場辦理重要國際活動
(4)掌握會展客戶資訊之分析統計

會展服務業已成為擁有全球化潛力的新興服務業,政府將持續配合推動軟硬體建設,加速人才培養及全面提高會展從業人員的素質,透過獎勵措施以吸引國際會展活動來台舉辦,並塑造國際會展公司運作所需之優良環境,提供行政支援,藉由推動會展商業化與國際化,以創造更高的產業關聯效果與附加價值。

林建成 胡梅娟 撰稿
胡文華 潤稿